保護者の不安に寄り添いたい気持ちを
サポートしてくれたのがマチコミでした!!

  1. 学校向け連絡網サービス「マチコミ」
  2. / 導入事例・利用者の声
  3. / 保護者の不安に寄り添いたい気持ちをサポートしてくれたのがマチコミでした!!

厚木たちばな幼稚園

天久 操 先生

施設形態 ： 幼稚園

導入年 ： 2011年

目的

  • 「バスの位置情報サービス」を利用することで園バスを利用する保護者の不安を軽減させたい

課題

  • 園バス運行中は、運行中のバスと無線でやりとりをしながら運行状況を確認し、遅延やトラブルの対応のために職員がスタンバイしなければならなかった
  • 園バスの運行状況や現在地などを保護者自身でリアルタイムに確認することができなかったので、遅延などが起こると保護者への個別連絡が必要になっていた

導入効果

  • バスの位置情報を保護者自身で確認できるようになったことで、保護者の不安軽減だけではなく、バス運転手や職員の気持ちにもゆとりが生まれるようになった。

「保護者に安心してもらうために」という基準でサービスを選んだ結果、マチコミの有料プランを選択された厚木たちばな幼稚園様。マチコミを利用することで、小さな子どもたちを幼稚園に預ける保護者の不安に寄り添い、園生活を安心して楽しんでもらいたいという思いが実現できてきたようです。園児や保護者への優しさに溢れたマチコミ活用術を教えてもらいました。

「信頼できる実績の数がマチコミの決め手になりました」

マチコミ
2011年からマチコミを利用されているということで、学校施設向けICTサービスを導入された背景を教えてください。
天久先生
きっかけは他社のメールサービスを使い始めたことです。個人情報の取り扱いが厳しくなってきた頃だったので「電話連絡網」を廃止して、一斉にメール配信できるようにしました。

「電話連絡網」は何かと手間のかかる仕組みだったので、一斉に配信できるメールサービスは便利に使わせてもらっていましたが、そちらのメールサービスが有料化になるということで、他のサービスのことも調べてみようということになりました。
マチコミ
マチコミのことをどのように知りましたか? マチコミの決め手があれば教えてください。
天久先生
職員の方から「マチコミだとアプリでこんなやりとりができるみたいですよ」「周りでもみんな使っていますよ」と提案してくれました。
お子さんが通っている学校でも使われていたのか詳細は分からないのですが…とにかく実際にたくさんの小学校や中学校で使われているサービスだということで、これは安心して使えそうだなと思いました。

「保護者に安心して"園バス"を利用してもらいたい」

マチコミ
現在はマチコミの有料プランをご利用になられていますが、こちらのプランを選ばれた理由を教えてください。
天久先生
導入当時は無料プランでスタートしましたが、半年ほど前から有料プランに切り替えました。
厚木たちばな幼稚園には園バスがありますので、「バスの位置情報サービス」を導入するタイミングがプランの切り替えタイミングになりました。

姉妹園では他社のバス位置情報サービスを使っていて、こういったサービスがあることは知っていました。バスの位置情報を保護者と共有することで保護者の安心につながるということで、園の方針で当園と姉妹園にも導入しようという流れになりました。

既存のマチコミの機能に加えてバスの位置情報サービスを使えるようになるのが便利でしたし、それが決め手ですね。

マチコミのバスの位置情報サービスは有料サービスになるので、マチコミの無料プランにバスの位置情報サービスを追加するのか（月額 3,828円／税込）、マチコミの有料プランにバスの位置情報サービスを追加するのか（基本料金にプラス1,078円／税込）を検討する必要がありました。結果的には有料プランにプラスした方が、いろいろな機能が使えてお得なプランになるなということで、有料プランを選択しました。
マチコミ
園の方針で「バスの位置情報サービス」を使い始めたとのことですが、これまでのバス運行の中で位置情報サービスの必要性を感じていたのでしょうか？
天久先生
これまでは必要性を感じつつも、自分たちでなんとかしようと頑張ってきたという状況でした。

当園では、2台のバスが前半後半と2回ずつ運行し、全4コースをバスが走っています。バス停にお迎えに来る保護者を不安にさせてはいけないなという思いが強かったので、運行中のバスとは無線で連絡を取り合って、何かトラブルがあったり、運行が10分以上遅れたりする場合には、保護者の皆様にメールでお知らせするようにしていました。

バスが運行しているのは２時間ほどありますから、運行中は無線対応もメール対応も速やかに対応できるように職員がスタンバイしなければいけません。

メールの送り方にも気を配っていたので、遅延が起こったタイミングでバスに乗っている子、降りている子を確認して、まだ乗っているお子さんの保護者にだけメールを送るようにしていました。連絡が間に合わないかもしれないお子さんの保護者には、直接お電話することもあったんです。

この連絡があるか無いかで、保護者の安心感やご都合に大きく影響しますから、責任重大な業務ですよね。

でも、保護者とバスの位置情報を共有することができれば保護者も安心ですし、正確な情報が伝わっているという安心感が園にとっても必要なことだなと考えるようになったんです。
マチコミ
バスの運行中の心配やご負担が大きかったのですね。マチコミを使うことで改善されてきましたか？
天久先生
マチコミのバス位置情報サービスを利用すれば、バスに関する情報はアプリに集約されているので、園側も保護者も便利になるなと思います。

バスがどこを走っているかを保護者自身で確認することができますし、バス停が近くになったらアプリにお知らせが来るので、「今どのあたりかな？」という保護者の皆さんの不安を軽減できるのではないかなと期待しています。

まだ使い始めて半年ほどなので、全ての機能を使いこなせていなくて…
実は、これまでと同じように、バスの遅れなどに関する連絡は個別でメール対応しています。その方が保護者に確実に連絡が届くだろうということで、今はバス位置情報サービスとの併用という状況です。いずれ幼稚園側も保護者側もマチコミを使いこなせるようになれば、バス位置情報サービスに一本化していきたいなと思っています。
マチコミ
保護者の気持ちに寄り添った対応をされているのですね。保護者のみなさんの反応はいかがですか？
天久先生
「バスが遅れていても、マチコミで位置情報を確認できているので大丈夫ですよ」とお声をいただくこともあるので、保護者もマチコミを活用してくださっているのかなという印象です。

バスが遅れてしまうにしても、今どの辺りを走っているかを確認できるというのが保護者にとっても安心のサービスだなと思います。

バスのお迎え一つとっても、保護者のみなさんにとっては大変なことも多いと思うんです。未就園児の小さなお子さんを連れてお迎えに来られることもありますし、雨の日のお迎えなんかは大変ですよね。不安な気持ちのまま、バス停でお待たせするようなことがないようにしたいと思っているので、園にとってもマチコミは強い味方ですね。

幼稚園側の業務を改善してもらいたいというよりも、保護者に安心してお待ちいただきたいという気持ちが大きいですから、保護者の気持ちに寄り添ったサービスだなと実感しています。

「活用次第で家庭と園との"心の距離"も縮まる」

マチコミ
マチコミの導入にあたって気をつけたこと、工夫したことがあれば教えてください。
天久先生
マチコミの使用料は幼稚園の予算の中から捻出しているので、保護者から追加でお金をいただくということはしていません。

今回、バスの位置情報サービス導入にあたり気をつけた点としては、まずは自分のスマートフォンにアプリをダウンロードしてみて、使い勝手を確かめました。その後、約1ヶ月程度の期間を設け、職員にも使い勝手を確認してもらって、可能性のあるトラブルについて考えてみたり、その時の対応方法を検討したりしました。

ですから、導入時に保護者にお配りしたお知らせには、可能性のあるトラブルもお伝えした上で、便利に使っていただけるサービス内容を説明しました。
マチコミ
マチコミ有料プランをご利用ということで、よく使う機能があれば教えてください。
天久先生
メール配信を日常で利用しています。翌日の持ち物の連絡や「今日は午前保育です」などの連絡もメールで送っていますし、園内のコロナの感染状況などもお知らせしています。

管理者もアプリからメールを送れるので、外出先から対応できてとても便利です。
先日も、園の行事で外出先にいましたが、保護者に連絡をしないといけないことがあったので、その場ですぐに対応することができました。急ぎの連絡などには本当に助かります。

有料プランにしてまだ間もないですが、メリットとして期待しているのが、１回のメール送信に添付できるファイル数の多さです。

メールに添付できるファイル数が6個ということで驚きました。無料プランでは1個までしか添付できませんから、関連しているお便りなどあれもこれも一緒に送りたいときに「一つずつ送るのも大変だな」と感じていたのも事実なんです。これからは一度のメールで複数の添付を送れるので、便利になるだろうなと思います。
マチコミ
メール配信を使いこなされているということで、厚木たちばな幼稚園オリジナルの使い方があれば教えてください。
天久先生
コロナ禍でお休みが続いていた頃は、園児が自宅でも楽しめるようにと、お手紙だけでなく塗り絵やクイズなども添付してメール配信していました。
自宅待機が続くと、おうちの方も大変だったでしょうし、何かお力になれることがあればいいなという発想から考えたものでした。
保護者にも喜んでいただけて、休園期間中でも園児との心の距離を縮めるための良いアイデアだったと思います。

また、動画を送信する際は、他社の動画サービスを利用していますが、マチコミでも動画そのものをメールに添付できるような機能が備わればもっと便利になるのではないかと思いました。

「保護者も先生も、みんなの気持ちに寄り添ったサービス」

マチコミ
マチコミを使い始めてから職員や保護者の反応はいかがですか？
天久先生
幼稚園と保護者が繋がれるツールということで、とても安心感がありますよね。それはお互いに感じていることだと思います。

特に、バスの位置情報サービスに関して言えば、バス添乗の職員や運転手の負担も軽減できているようで、使ってみて本当に良かったです。運転手は、常に定刻通りにバスを運行しなければいけないプレッシャーを感じていますので、交通状況や園児の状況によってバスの遅延が発生したとしても、保護者側でバスの運行状況を確認できているという安心感から、運転手の気持ちも大分楽になっているのではないかと思います。
マチコミ
マチコミの様々な機能を使っていきたいということで、これからマチコミを通して実現したいことがあれば教えてください!!
天久先生
「保育だより」などの紙で配布しているお便りについても、ペーパーレス化に向けて取り組んでいきたいと思っています。コストカットにもなりますし、環境にも優しいですよね。

たちばな幼稚園の「保育だより」は子どもたちの写真もたくさん貼ってある手作りのお便りなので、白黒印刷をしてしまうと綺麗に写真が見えなかったりして、これはカラーのものをPDFにして保護者にお送りするのがいいのかなと思っているんです。

行事予定などのお便りは、きっと紙でお渡しするよりも、アプリですぐに確認できた方が便利だと思いますし、今後は「お休み連絡機能」や「アンケート」もマチコミの機能を活用したいなと思っています。マチコミを活用しながら、今までの良いところも残しつつ、保護者のみなさんに寄り添った使い方をしていきたいです。

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