マチコミ効果を実感!!
業務改善されてできた“ゆとり”で、
子どもたちと向き合う時間を作っています
日置市立湯田小学校
村田 寛文 教頭先生
施設形態 ： 学校
導入年 ： 2016年
目的
- 「学級連絡網」に代わるメール配信機能の導入
- 「お知らせ」プリントのペーパーレス化
課題
- 緊急連絡時に必要な「学級連絡網」だが、手間がかかるのが課題だった
- プリント配布は手間がかかり、印刷代と紙代とコストもかかる
- プリント配布だと、重要なお知らせにもかかわらず、保護者の手元に届かないというトラブルも起きていた
- コロナ禍の影響もあり、朝の欠席連絡が多く電話が鳴り止まない状況だった
導入効果
- 緊急連絡や大事なお知らせを一斉にメール配信することができ、確実に保護者に情報が届くようになった
- お知らせプリントをメールに添付して配信することでペーパーレス化に成功し、いつでもどこでも内容を確認できるとのことで、保護者からも喜ばれている
- 「お休み連絡」機能を使うことで、朝の欠席連絡の電話が減り朝の業務に余裕が生まれた
「たくさんの機能が1つのサービスにまとまっているので本当に便利です!! 」とお話ししてくださった村田先生。赴任されてから2年目となりますが、この２年間でマチコミ研究を進めて、便利な機能をたくさん活用されているそうです。マチコミを使えば使うほど実感できる業務改善の数々に感動されている様子でした。マチコミを使うことでどんな業務改善が生まれたのか教えていただきました。
「"多機能サービスが一つにまとまっている!!"これこそマチコミの魅力」
- マチコミ
- 2016年からマチコミを使われているということですが、学校向けICTサービスを導入した背景について教えてください。
- 村田先生
-
私が湯田小学校に赴任したのが去年からなので、詳しいところまで把握できていないんですが、マチコミを利用するまでは、緊急連絡があると「学級連絡網」での連絡がメインだったようです。管理職から各クラス担任へ連絡して、担任から保護者の携帯やご自宅に連絡するという昔ながらのもので、時間も手間もかかるということで、前々任の教頭先生がこの業務に課題を感じてICT化に踏み切ったと聞いています。
マチコミを選んだのは、色々ある業者の中で当時の職員が意見を出し合いながら決定したとのことで、2016年10月から導入したようです。当時は、学級連絡網に代わるシステムを導入したということで「メール機能」のみを使っていたようです。
- マチコミ
- 村田先生は赴任される前からマチコミのことはご存知でしたか？
- 村田先生
-
あまり詳しく知りませんでした。以前の学校では他社のメール配信サービスを利用していましたので、湯田小学校に赴任してからマチコミのサービスを詳しく知りました。
マチコミの機能を知れば知るほど「メール機能だけではもったいないサービス内容だな」という印象で、多機能であることが魅力のマチコミを使いこなさないわけにはいかないなと思いました。ですから、赴任後、少しずつ他の機能も導入することにしました。
- マチコミ
- 以前は別のサービスを利用されていたということで、他社と比較してマチコミが優れていると感じたところはありますか？
- 村田先生
-
まずは、「サービスが一つにまとまっている」ということです。メール機能だけでなく、お休み連絡や体調連絡の機能（現：連絡ノート）もありますし、カレンダー機能やアンケートなど、保護者とのやりとりで便利な機能が全部まとまっているところが魅力ですよね。
例えば、子どもたちの健康管理についてですが、コロナ禍だからこそ重要になってきます。コロナ禍が始まった頃は前任校にいましたが、休校期間中に必要だったのが「子どもたちの健康状態を確認すること」でした。前任校では他社のアンケートフォームをメールに貼って送っていて、他のサービスと連携しながら対応していたので、手間がかかっていました。それがマチコミであれば「体調・連絡ノート（現：連絡ノート）」もついているので、一つのアプリでまとまっているのはありがたいなと思います。
他にも、メール配信の時に資料が添付できることも、以前利用していたメールサービスとの大きな違いです。プリント配布の手間も減らせて便利です。私が赴任してからは、メールの添付機能も積極的に活用しています。
「ポイントは、慌てずに少しずつ使える機能を増やすこと!!」
- マチコミ
- 村田先生が赴任されてから色々な機能を使い始めたということで、保護者に混乱などはありませんでしたか？
- 村田先生
-
保護者に大きな混乱はありませんでした。
一気に全てを変更してしまうのは学校側も保護者側も負担になりますから、少しずつ使える機能を増やしているところです。
例えば、「お休み連絡」は必ず導入したい機能だったので、去年の夏休み期間に準備をして２学期から本格的に運用しました。
最初こそ半信半疑でしたが、今では朝の欠席連絡の電話が激減して、ほとんど電話が鳴りません。９割ほどの保護者が使ってくださっています。
保護者からも「連絡がスムーズになってきたのでありがたい」というお声をもらっているので、保護者にとっても便利な機能であることは間違いありません。
- マチコミ
- 新入生が導入する時は大勢の方が一斉に登録する必要がありますが、その際に配慮されていることがあれば教えてください。
- 村田先生
-
新入生には入学前に必ず登録するようにお願いしています。
本来は入学説明会を実施したかったのですが、昨年度はコロナ禍のため大勢で集まる機会を中止していたため、紙面にマチコミ導入のためのQRコードを付けて配布しました。「湯田小学校ではマチコミを使います」という旨をきちんと伝えたので、全員が登録してくださいました。入学前から保護者へ連絡できる手段があるというのが安心です。
そうは言っても入学前には不安もあるものですから、個別に来校してもらう時間を作ってコミュニケーションを取っていて、マチコミ登録に困っている保護者がいれば個別でフォローをしながら登録を促しています。
- マチコミ
- 保護者の皆さんもマチコミ利用に協力的なのですね。現在よく使われている機能があれば教えてください。
- 村田先生
-
「お休み連絡」は毎日活用しています。これは本当にありがたい機能で、朝の教頭業務がかなり改善されました。
他校の教頭先生とお話する機会があると「マチコミにはこんな機能があって便利ですね」と盛り上がったりするので、マチコミを利用されている学校の教頭先生は、皆さん実感されているのではないでしょうか。
「メール配信」も活用しています。緊急連絡以外にも大活躍です。学校の取り組みとして、プリント配布を見直してペーパーレス化できないかというものがあるので、プリントを添付してメール配信しています。どうしても紙媒体が必要なものもありますが、必要に応じてマチコミメールと紙の二重でお知らせしていて、そうすることで、これは「重要なご案内」という認識も生まれるので、運用がうまくいっているなという印象です。
保護者の元に確実にお知らせが届きますから、子どもがプリントを持ち帰らないというトラブルが減って、保護者にも喜ばれるサービス内容だなと思います。
学校からのプリントってご自宅で保管してもらうと増えていく一方で、整理するのも大変ですよね。確認のために冷蔵庫に貼るなんてこともよくある光景でしたが、今ではマチコミを確認すると、いつどこにいても確認したい内容にたどり着けるので便利だなと思います。
- マチコミ
- メール配信機能は保護者にも喜ばれるサービスですね。メールのグループ分けなども活用していますか？
- 村田先生
-
湯田小学校では、低学年だけが２クラスで、ほとんどが１クラスという規模の学校ですので、メール配信のグループは「学年」だけにしてもらっています。
クラスごとに連絡が必要な時は、「１年〇組の保護者のみなさんへ」と題名を付けて送るようにしていて、今のところ、混乱などはありません。保護者の協力もあって、クラスごとの連絡もスムーズにできています。
「朝の業務がまるで違う!! 教師として大切なことに時間を使う毎日」
- マチコミ
- プリント配布が減ったり、朝の電話が減ったりと業務改善があるようですが、具体的に改善されたことを教えてください。
- 村田先生
-
欠席の電話連絡が無くなったことで、圧倒的に業務が変わりました。朝の仕事量が全く違います。
赴任してきたばかりの頃は、コロナ関係の電話が多くて、電話回線パンクの状態でした。当時は濃厚接触者の該当範囲も広く、今以上にお休みの数が多かったので、とにかく電話が止まりませんでした。
前任校は中学校で勤務していましたし、教頭職も初めてのことだったので、慣れない作業で大変でした。湯田小学校では、朝の欠席連絡は必ず教頭が取るということで、電話が鳴るたびに「教頭先生とってくださいよ〜」うという空気もあったりして（笑）
早くて7時すぎから8時ごろまで電話が止まらない状況で、教頭が連絡を受けると、メモを書いて担任のデスクの上に置いていたんですが、コロナがひどい時なんかは、デスクの上にメモ書きがいっぱいになっているなんてこともあって…
それが今では、パソコンさえ開けば、誰が遅刻で、誰が欠席かすぐわかるので、とても楽になりました。
全学期、欠席・遅刻・早退などを数えるのにも時間がかかっていましたが、きちんと正しい日数が記録されているので便利です。
また、欠席や遅刻に理由についても、アプリの方がコメントを残しやすいという保護者が多い印象です。直接言いづらいことも、アプリを通して伝えられるというのは保護者にとってもメリットがあると思います。
こちらも内容を確認できますから、「この子のフォローをしてあげて欲しい」と担任にも声かけしやすいですし、全体的に学級担任のフォローに時間を使えるようになりました。
- マチコミ
- 教頭先生の朝の業務に余裕が出てくると現場の先生のフォローもしやすくなるんですね。
- 村田先生
-
そうなんです。教頭の仕事だけではありません。せっかく朝の時間にゆとりができたので、思い切って職員の朝礼を無くしてみました。その時間を、担任が子どもたちと向き合う「コミュニケーションのための時間」にしています。教師として大事なことに時間を使えているので、本当にありがたい改善だったなと思います。
私も先生たちとのコミュニケーションを取る時間が増えて、悩んでいる先生などのフォローに時間を使えていますし、教頭としての業務に専念できています。
「アナログも大切に より良くICTを活用するために」
- マチコミ
- 業務が改善されてきたことで、子どもたちと向き合える時間まで!! 素晴らしことですね。先生たちがマチコミを使いこなすために取り組まれていることはありますか？
- 村田先生
-
職員の中にはICT化を推進するようなグループもあるので、分からないことがあれば、そのグループに聞けば解決するというような雰囲気になっています。
とはいえ、マチコミは便利ですから先生全員が使えるようになるといいのでは？と思われがちですが、自分（管理職）の知らないところで勝手な情報発信をされるとトラブルを招く原因になるので、管理権限は教頭のみにしています。私が必ずチェックをして、配信していい内容かどうかを最終確認した上で配信しているので、これまでも大きなトラブルもなく運用できてきました。
保護者の反応もとても良くて、このまま中学や高校でも使って欲しいと言われることもあるので、学校と保護者をつなぐツールとして、皆さんが便利に感じている証拠だと思います。
- マチコミ
- これからマチコミを通して実現したいことなどがあれば教えてください!!
- 村田先生
-
色々な改善を積み重ねて、マチコミさんも日々進化しているなという印象です。
サイトの小さなリニューアルにもすぐ気づくほど毎日活用していますし、使いやすさを実感したり、機能的になったりしているのを発見すると嬉しくなります。今ではマチコミの大ファンです!!今日も気持ちよく使わせていただいています!!
ただ、全部デジタルにしてしまうと、意外に盲点なのが、簡素化されすぎて本当にやって欲しいことをやってもらえないということもあるので、何にアナログが必要で、何をデジタル化していくのかということをきちんと判断していかないといけないなと思います。
これからも少しずつ使える機能を増やしていきたいです!!
有料プランについての
お問い合わせ
こちらは有料プランのご相談専用窓口です。
マチコミの操作方法については
お問い合わせフォームから
お問い合わせください。
03-5459-7231
（受付時間 平日10:00～17:00）
管理画面はスマートフォンブラウザではご利用いただけません。
マチコミアプリをダウンロードして、アプリ内の管理画面からご利用ください。
くわしく見る
×
