マチコミは、学校と保護者の
良好な関係を築く大切なツールです

「きっかけは"緊急事態"に備えることでした」

マチコミ

学校向けICTシステムの導入を検討された背景を教えてください。

高嶋先生

花川小学校が「マチコミ」を利用し始めたのは、2018年からです。導入のきっかけは、学校から各ご家庭への「緊急連絡」をどうするかという課題を改善したかったからです。

それまで緊急連絡が必要な時は、「連絡網」を使って各ご家庭からご家庭へ、電話で連絡をしていました。ところが、個人情報保護の観点で、他者に連絡先を知らせることが難しい時代になってきて、「連絡網」を使うことなく各家庭に連絡できるようにする必要があったので、緊急時の連絡をメール配信できるマチコミを利用し始めたと聞いています。

私が赴任したのは２０２０年からですので、花川小学校でのマチコミ導入時の様子を直接見てきたわけではありませんが、前任校でもマチコミを導入していましたので、非常に便利な機能だなと思っていました。

マチコミ

前任校でもマチコミを利用されていたのですね!!

高嶋先生

そうなんです。
前任校では、不審者が出るという事態が起こってしまい、緊急で保護者に児童の引き取りをお願いするということがあったんですが、緊急連絡メールのおかげでスムーズに対応することができました。こういった経験があると、使っていて良かったなと思います。

他校の先生達ともICTについて話をすることがありますが、マチコミを利用している学校が多い印象です。他校の先生からも「マチコミいいよね」と口コミで良い情報を聞いたりするので、安心して利用できています。

「新型コロナ流行で大きく変わった学校環境、マチコミの必要性を実感」

マチコミ

緊急時に安心の機能になりますね。日常に使える機能も活用していますか？

高嶋先生

使い始めてしばらくは、緊急時への備えという目的でしたが、今では色々な機能を日常的に活用しています。

というのも、私が花川小学校に赴任した頃は、ちょうど新型コロナの影響で学級閉鎖が続いている時期でした。あの当時は、今までの日常が大きく変わってきたことで、様々なことが手探り状態でした。
学校がお休みの期間、保護者への連絡も多くなりましたから、マチコミの機能を日常的に使って、保護者への連絡をスムーズに、しっかりと対応しなければいけないと考えるようになって、マチコミの日常利用を提案しました。

マチコミ

日常で利用することに抵抗を感じる先生や保護者はいませんでしたか？

高嶋先生

日常的に使うことに不安のある先生や保護者もいたように思います。
マチコミを日常的に利用する際には、保護者にもアンケートを取りましたが、当時は約４割が「プリント（紙）で連絡が欲しい」と回答していました。
また、先生たちの中には、「本当の緊急事態の時にメールを見なくなるのでは」という声もありましたが、「日常見ないものは、緊急時にも見られない」という意見もありましたので、日常的に利用してみようという流れになりました。

マチコミ

日常的に活用されているマチコミの機能について教えてください。

高嶋先生

たくさん活用していますよ!! マチコミには色々な機能があるので、工夫をしながら、保護者の皆さんにとって便利なものになるように試行錯誤しています。

例えば、「ファイル共有」の機能は大活躍です。
学校から配布するプリントをPDFにしてファイルに入れるだけ、本当にそれだけですけれど、保護者にとっては、整理されたファイルの中に学校からの配布物が収納されているわけですから、ファイルを確認すれば、いつでもどこでも必要な情報を確認することができるわけです。
特に好評なのが、時間割や直近の行事予定の共有です。2週間に一度のペースで時間割を共有しているので、下校時刻や持ち物の確認がいつでもできるので喜ばれています。
普段の買い物途中に学校の持ち物を確認して、ついでに必要なものを買い出しするなんてケースもあるようですし、とても便利な機能だなと思います。

「保護者も嬉しい、先生も嬉しい、お互いに便利な機能がたくさんあります」

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「いつでも、どこでも必要な情報を確認できる」というのは、保護者としてはありがたい機能ですね。使い始めてから、保護者の反応はどうですか？

高嶋先生

保護者の声は大きく変化したと思います。最近のアンケートでは、紙媒体での連絡を希望する方というのが、全体の１〜２％にまで減りました。これは保護者の皆さんにも便利さを感じてもらえている結果だと受け止めています。
ご家庭の紙ごみが減りましたというお声もいただくので、皆さんに喜ばれている印象です。

マチコミ

保護者から良い反応が返ってくると嬉しいですね。保護者のマチコミ登録はスムーズに行えていますか？導入にあたり工夫したことを教えてください。

高嶋先生

新しく登録してもらう新入生や転入生については、入学説明会などの来校時に登録作業をしてもらっています。ですから、登録作業を難しいと感じる方には対面で登録のフォローができているので、皆さんに安心して活用してもらえているのだと思います。

マチコミ

先生たちの反応はどうですか？

高嶋先生

マチコミを使い始めてから、先生たちの業務にも変化がありました。

元々、印刷代のコスト削減のためにもプリント印刷量を減らしたいという目的もありましたので、授業で使うプリント以外の印刷はPDFにして「ファイル共有」するようにしました。印刷代のコスト削減だけでなく、印刷にかかる手間や時間なども省くことができて、先生の業務改善にも繋がったと思います。

また、児童の「欠席連絡」もマチコミを通して行えるので、朝の電話対応にかかる時間が減りました。
働き方改革の一環で学校での電話対応時間が朝7時半から夕方6時までに制限されるようになっていて、そのほかの時間帯だと留守番電話に切り替わるシステムになっているんです。
保護者の皆さんは朝が大忙しですよね。働いている方なら尚更です。朝7時半からしか電話が受け付けられないというのは不便ですから、早い時間にもマチコミを通して欠席連絡ができるのはとても便利な機能です。

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目に見えて業務改善につながっているのですね。先生たちが便利だと思う機能について教えてください。

高嶋先生

業務改善といえば、もう一つ、「イベント出欠」の機能が便利ですね。保護者向け行事など出欠確認が必要なものについて、従来はプリントを作って、印刷して、配布して、回収して、集計するという作業がありましたが、今では簡単に集計できるようになりました。

また、管理者は外出先からも「アプリ管理」を使うことができるので、土日に学級閉鎖が決まった時など、どこにいても、すぐに緊急の連絡ができるので助かっています。

学校業務をスムーズに行うために一番大切なことは、保護者と学校との関係が良好でコミュニケーションが円滑であることだと思っていますから、マチコミを使うことでそれが実現できているなと実感しています。

マチコミ

今後マチコミを通して実現してみたいことはありますか？

高嶋先生

これからも、マチコミの機能を活用しながら、保護者と学校の良好な関係を築いていきたいと思っています。
今ある機能でも十分に満足していますが、保護者と先生の関係をより良くしていくということを目的にするならば、「連絡帳」のような機能があると嬉しいですね。

今でも手書きの連絡帳は存在しますから、保護者から担任に伝えたいことがあると、連絡帳に手書きで提出してもらっています。プライバシーに関わることや大事なことが書かれていたりしますから、内密に扱うという意味でも、安心安全に個別にやりとりできる機能が備わると良いのではないかなと思いました!! マチコミさん、ぜひよろしくお願いします!!