円滑なPTA運営のために必要な機能が
十分に備わっています

「コロナ禍で大きく変わったPTA活動」

マチコミ

今年度からマチコミを導入されたということで、PTA運営のために学校向けICTサービスを導入した背景を教えてください。

中出さん

コロナ禍を経験したことで役員の仕事をサポートしてくれるツールの必要性を感じたからです。PTAは活動内容を会員である保護者の皆さんに知っていただくために情報を発信しなければいけません。情報発信のための「お知らせ」はイベントの告知・出欠確認から実施報告まで様々な内容がありますが、これらの内容を発信する手段として、これまでは「プリント」をお配りしてきました。役員がプリントを作成して、学校まで出向いて必要部数の印刷をしなければならず、これが大変な作業でした。

青木さん

それがコロナ禍になって、より大変になりました。学校の休校期間中はもちろん、再開後もしばらくは、感染予防のために、保護者は学校内に立ち入りできなかったのです。そのため、印刷作業のために学校に行くこともできず、お知らせのプリントも配布できませんでした。保護者に情報を届けたくても届けられないという経験をしたことで、ペーパーレスな情報配信にシフトしなければいけないなと思い始めたことがきっかけです。

マチコミ

学校へ出向かないと準備ができないというのに、学校へ行けないという状況ではPTA活動も大変でしたね…

中出さん

コロナ禍で抱えていた課題は、こちらからの情報発信の問題だけではありませんでした。例えば、PTA総会や運営委員会等の会議などもできませんでしたから、保護者の意見を吸い上げる機会がないのも課題でした。
学校のメール配信サービスを使って情報を配信してもらうこともあるのですが、学校のメールには資料を添付することができず、お知らせする内容を全文メール本文で送る必要がありました。その作業を副校長先生にお願いしなければいけないのも心苦しく思い、PTA主導で解決できることを模索していたのです。

「学校と保護者、そして"地域"が繋がるマチコミの力」

マチコミ

PTA主導でというところがポイントですね。マチコミの決め手があれば教えてください。

中出さん

上の子供が通っていた高校でマチコミを使っていました。当時高校のPTA役員もしていましたが、学校が利用しているマチコミをPTAも共用できるということで、役員にも管理者権限の一部をいただいてマチコミを使わせていただいていました。メール配信機能の利用がメインでしたが、コロナが発生した時に、学校にお願いしてアンケート機能の使用許可をいただき、PTA総会（書面会議）の議案書PDFをマチコミメールで配信するとともに、議決権行使をアンケート機能で実施してみました。これはとても便利だなと実感したので、ぜひ小学校でも導入させてほしいとお願いしました。

青木さん

ちょうど福生の小中学校では地域との連携協力というのを強めていくところだったので、地域と学校を繋ぐという意味では、PTAが主導になって地域との繋がりを作ったり、学校との掛橋を作ったりすることが必要だなと感じていました。マチコミの機能を使いこなせるようになれば、PTA主導で「地域・学校・保護者」が繋がれる良い取り組みになるなと思いました。

マチコミ

小学校では別のメールサービスを利用しているということで、導入の際にご苦労はありませんでしたか？

中出さん

学校にも相談しましたが、すでに学校では別のメールサービスを利用していたので、これからマチコミに移行するのは難しいということでした。それでもPTAでマチコミを使うメリットがあると思いましたので、学校のメールサービスとは別にPTA専用ということで学校から許可をいただき、保護者に登録をお願いすることにしました。
学校とは別のサービスに改めて登録してもらうので、皆さんちゃんと登録してくださるかな？と心配はありましたが、PTA活動を実施していくに当たり、学校やPTA役員の負担を減らすため、お住いの地域ごとの情報提供・共有を推進するために導入することを説明し、使うことの目的やメリットをお伝えするようにしました。

青木さん

元々、PTAでは、１人のお子様に対し、「学年」と「お住まいの地域（支部）」の２つのグループに所属いただきますという説明をさせていただいていました。マチコミでも学年と支部、両方のグループにご登録いただいて、学校に関する情報と地域に関する情報どちらも受け取ることのできるようにしていただきました。
お住まいの地域の中には「子供会」という仕組みもありますが、子供会には入らない世帯も増えているので、各ご家庭と地域の繋がりが薄れきていて、地域の情報が家庭に届かないという現状もありました。ですから、こういった形で地域の情報が届けられるというのは、町会や子供会の担当の方にも喜ばれています。地域から各家庭に流したい情報があれば、我々にご連絡をいただいて、該当のグループにメールを配信するという運用をし始めたところです。ですから、スムーズに保護者にも導入できたなという印象で、すでに９割ほどの保護者にご登録いただいてます。

マチコミ

短期間でたくさんの方に利用してもらっているということで、マチコミ登録をスムーズにするために工夫されたことはありますか？

中出さん

まずはマチコミを登録してもらうためのQRコード付きのお手紙を配りました。それだけでは、皆さんに登録してもらうというのが難しかったので、登録がされていない方については、何度かお手紙をお配りするとともに、既に所属支部の確認等の際に連絡先としてメールアドレスをPTAに提供いただいていたご家庭については、手順を踏んで、PTA側でメールアドレスを登録させていただくことにしました。
ただし、こちらでメールアドレスを登録した場合には、アプリ登録をされていない方もいるかと思いますので、次年度は皆さんにアプリを入れてもらい活用していくことを目標に進めていきたいと考えています。

「PTA活動のニュースタンダードを作る」

マチコミ

登録作業までお手伝いされたということで、丁寧なサポートですね。苦手意識を感じる方はいませんでしたか？

青木さん

私自身もあまり得意な方ではないですが、中出さんから色々と教えてもらいながら使っています。今の時代は色々なアプリがありますから、使い始めは抵抗感があったりしますが、マチコミに関しては今の時代に必要なものだと思っているので、自分自身も取り込んでいこうと思っています。
コロナ禍で色々な制約がある中でも、PTA活動のニュースタンダードを作っていかなければいけませんよね。この取り組みがうまくいけば「役員の仕事は大変だ」というイメージも払拭できるのではないかなと期待もしているのです。

マチコミ

どのような使い方をされているのか具体的に教えてください。

青木さん

こちらからの連絡がメインです。PTAで開催するイベントなど、それに関するお知らせや資料を配信したり、出欠確認をしたりしています。毎日使うというよりは、必要な時に利用するという頻度です。

中出さん

保護者の声を聞きたい時には「アンケート機能」、出欠を確認したいときには「イベント出欠機能」を活用しています。例えば、1年生の保護者を対象に「給食試食会」というイベントを開催していますが、コロナ禍でこの２年間開催できていませんでした。そして、今年、このイベントを再開しようとなった時に、イベントに参加したことのない2年生と3年生の保護者にも参加してもらうべきかという議論がありました。参加対象者を３倍に広げることで、許容範囲を超える参加申込がきてしまった場合の対応が心配でしたが、実際にマチコミを使って事前アンケートを取ってみると、参加希望者の人数が分かりましたので、参加する対象学年が増えても希望者全員を受け入れて実施することができそうだという判断になりました。対面や紙で質問していた頃よりも、保護者にとっても回答がしやすくなったと感じています。

マチコミ

メールやアンケートを活用することで、保護者の声が届きやすくなったという実感があるんですね。

中出さん

他にも便利に感じていることがあります。例えばお住まいの地域や学年、PTAの運営委員会やイベント申込者など、複数のグループを設定することができるので、グループごとのメール配信を活用し、必要な情報を必要な相手に簡単に送ることができるというのが便利です。
また、PTAの本部役員については10名程度ですし、双方向のやりとりが必要になることが多いので他社のメッセージアプリを利用していますが、運営委員会は30名程度いるのでマチコミを使っています。大人数のグループにメッセージアプリで連絡をしてしまうと、それに反応しなければいけないとプレッシャーに感じる方もいますし、1つの投稿に対して全員が反応をしてしまうと受け取りも面倒だという声もあったりして、マチコミメールで一斉に流した情報を見ていただき、出欠確認は、「イベント出欠機能」で回答いただくという形式がむしろ良いというパターンもあるなと思いました。

「PTAの"変革期" マチコミ導入で見えた明るい未来」

マチコミ

双方向のやり取りが必要なものと、一斉メールで対応できるものとで対応を分けているのですね。マチコミ導入後にPTA業務が変わりましたか？

中出さん

今年は使い始めて1年目ですので、色々と試行錯誤しています。新しい取り組みへの移行期になるので、今年は印刷したプリントも同じタイミングで配布して様子を見ています。紙媒体でお渡しした方がいいお知らせの識別もできますし、今年がうまくいけば、来年度以降はペーパーレス化を進めていけると思います。

青木さん

現状では、月に1〜2回は学校に出向いて印刷の準備をしていることを考えると、今後それが不要になるというのは大きな業務改善になるだろうなと思います。

マチコミ

今後マチコミを通して実現してみたいことはありますか？

中出さん

時代の変化と共にPTA活動も変革していかなければなりませんが、コロナ禍を経験した今は、変革のチャンスだと思っています。これまであった活動を見直し、内容を変えたり、活動を無くしたり、または新たに始めるべき活動もあるかもしれません。そういった時に、一部の役員だけで話し合って決めるのではなく、保護者の皆さんがどのようなことを考えているのか意見を吸い上げながら進めていくことが理想だなと思っています。そのためにも、マチコミというのが重要な役割を果たしてくれるのではないでしょうか。

青木さん

マチコミがあるからこそ、業務の無駄が省かれて活動の効率が上がるということは実感しているので、一方的な情報配信ではなく、双方向のやりとりを大切にしていきたいです。デジタル化が進んでいくと忘れがちなのが「人の温かさ」です。対面のコミュニケーションで伝わる「温かさ」も大事ですから、気持ちのやりとりを大切にしながら、保護者同士が心を通わせられるようにフォローしていく必要があるのかなと思っています。