マチコミを導入したら“便利”を実感!!
たくさんの業務改善が実現しました!!

「他社サービスを使っていたからこそ感じるマチコミの"利便性"」

マチコミ

2020年からマチコミを利用されているということで、学校向けICTサービスを導入された背景を教えてください。

日髙先生

マチコミ導入以前の岡富小学校では、他のメールサービスを利用していました。私が赴任する随分前からメールサービスを使っているようでしたので、導入の背景までは分からないですが、PTA活動の連絡や緊急連絡などをメールで行うためだったのではないでしょうか。

メールにPDF等のファイルを添付できればさらに便利に活用できるのではないかと考えていたので、私が赴任してきたタイミングでマチコミへの切り替えを提案しました。

マチコミ

日髙先生はマチコミのことをご存知だったのですか？導入の決め手があれば教えてください。

日髙先生

私は令和2年の6月に岡富小学校に赴任してきました。前任校でもマチコミを導入して利用していたので非常に便利だったという思いがあって導入を勧めたんです。
マチコミは保護者が直接登録できますし、登録作業が短縮できて便利だなと思って、マチコミを導入しました。
メール配信機能の他にも、欠席連絡など色々な機能が使えることも導入時の決め手になりました。

マチコミ

「メール機能」と言っても、利用する会社によってはサービス内容に違いがあるものなのですね。

日髙先生

メールへのPDF添付や送信回数の制限など、利用する会社によって使える機能はそれぞれ違いがありますね。
マチコミはPDF添付もできますし、メール配信数に制限もありません。アプリ管理で自宅からでもメールが送れますし、メール機能だけでもとても便利だなと感じています。

「導入後半年で登録100%を実現!! 大切なことは"中身を知ってもらうこと"」

マチコミ

そうはいっても全校生にマチコミを導入してもらうということは、大変な作業だったのではないでしょうか？導入時に工夫されたことはありますか？

日髙先生

マチコミ導入段階で大切にしたことは、使い方を覚えてもらうというよりも、「中身を知ってもらう」ということでした。

まずはPTAの皆さんにマチコミを知っていただく必要がありました。全校生にマチコミを利用してもらう前に、まずはPTAの皆さんに使っていただくことにして、本格的な導入前の３ヶ月間を「試行期間」ということにしたんです。

学校側としては、この期間にマチコミの利便性を確認したいというねらいもありましたが、この試行期間というのがポイントだったと思います。

試行期間は、主にメール機能を使っていましたが、従来のメール配信と比較しても遜色ないことを確認してもらったり、イベントの出欠機能なんかも活用してもらったりして、ここまでできるのはいいですねと納得していただきました。

試行期間が終わって、本格的に導入したのが令和３年４月ですが、10月ごろには100％の保護者登録が完了しました。

全員が登録するまでの半年ほどは、登録していない世帯へプリント配布をしたり、緊急連絡時に電話連絡をしたりと、何かとフォローは必要でしたが、半年で保護者全員が登録できたので、今は色々な機能を使いながら便利さを実感しているところです。

「使えば使うほど実感できる!! あれもこれも、業務改善に良いことばかり!!」

マチコミ

丁寧に導入を進められたのですね。良く使っている機能や、便利だなと感じている機能について教えてください。

日髙先生

私自身が便利だと感じているのは、「お休み連絡機能」です。

赴任してきて驚いたのが、朝の欠席連絡の電話対応の多さだったんです。岡富小学校は400名を超える児童がいますから、朝は電話が鳴り止みませんでした。7時20分から8時までの４０分間に20件から３０件の電話がかかってきましたから、ほとんど電話に付きっきりになってしまって…

「お休み連絡機能」が使えるようになったことで、かなり業務改善されましたね。電話０件というわけにはいきませんが、4〜5件にまで減りました。丁寧に対応しなければならない内容の電話に対して個別の対応時間を確保できるようになったので、とても良い効果が出ていると思います。

マチコミ

お休み連絡は毎日のことですから、便利さを実感できる機能かもしれないですね。岡富小学校ならではの使い方があれば教えてください。

日髙先生

メール機能を工夫して使っています。

例えば、グループ配信の機能を使うことでPTAや児童クラブなど、関係各所ごとにメール配信できるようにしています。

マチコミのメール機能で便利なのが、IDとパスワードさえ発行されていれば、PTAの保護者自身が自宅からメールを送ることができるので、係の仕事で必要なことがあるとメール配信で対応されてりしていますね。以前のメールサービスは学校からしかメール配信できませんでしたから、PTA保護者間でも利用できるというのが便利ですね。

それから、長期でお休みをしている児童に対してのフォローもメール機能で対応できています。コロナ禍前は、休んでいる児童がいると、宿題やお便りなどを自宅まで届けていたんですが、マチコミを使うようになってからは、PDFが添付できるので、宿題やプリントを送ったり、翌週の時間割を送ったりしていて、先生たちも助かっている様子です。

マチコミ

マチコミ導入後に色々な効果を実感されているのですね。先生の業務内容に変化はありましたか？

日髙先生

たくさんあると思います。

先ほどお話しした、朝の電話件数が減ったということ以外にも、様々な変化がありました。

例えば、PDF添付で「お便り」を送れるようになったことで、毎回300枚ほどの印刷をして配布するという作業が無くなりました。印刷代などのコスト面だけでなく、業務も改善されているので、効果を実感しているところですよね。

それから、学級ごとに緊急連絡が必要な時など、これまでは学級担任が電話で連絡を取るしかありませんでしたが、マチコミのメール機能を使えば、明日のことが一瞬で伝わるので、便利だなと感じている先生は多いと思います。

「職員みんなで取り組むICT化」

マチコミ

ICT化に苦手意識を持っている先生はいらっしゃいませんでしたか？

日髙先生

そうですね。苦手意識を持っている先生はいらっしゃいました。
でも逆に、苦手意識を持っている方が、使い方が分かったり、便利さを実感したりすると、ちゃんとその機能を使うようになっているなという印象です。

苦手な先生たちは、マチコミを使いこなしている先生に「これ教えてくれる？」と質問して、ベテラン・若手を問わず互いに教え合っている姿が見られます。

双方向の会話がさらに増えた気がします。職員みんなでICT化に取り組んでいくことでICT化にも一体感が生まれますし、確実に業務改善を実感しているところです。

マチコミ

職員みんなで取り組むICT化だからこそ、業務改善の効果を実感できるのですね。
最後に、マチコミの利用を検討している学校に向けてメッセージがあればお願いします!!

日髙先生

マチコミのすごいところは、改善案などの意見をお伝えするとすぐに対応してもらえることです。そういった丁寧な対応も魅力だと思います。

先日も、教頭会でマチコミ利用の事例を報告したら、「使ってみたい」と興味を持ってくださる学校も何校かいらして、皆さん、どんな機能が使えるのか知ることで導入への不安が軽減されているようでした。導入については各学校の実情に合わせて検討されると良いのではないかと思います。