大切な情報が確実に伝わる安心感が
何よりもの導入効果です

「重要な連絡こそ"正確に"伝えたい」

マチコミ

15年前の2007年からマチコミを利用されているということで、学校向けICTサービスの導入を検討された背景を教えてください。

増田先生

マチコミ導入時、私は現場で学級担任をしていましたから、その当時のことはよく覚えています。

当時、現場では「学級連絡網」のシステムに問題点を抱えていました。
連絡網って伝言ゲームのようなものですから、「正確に伝える」ということに課題があったんです。ご家庭からご家庭へ、順番に情報が伝わっていくわけですから、最後の人に情報が届いた時には、伝えて欲しい内容が伝わっていなかったり、ニュアンスが変わっていたりと、学級担任の立場から不安に思うことが多かったんです。

また、個人情報の取り扱いについても見直しが必要な時代だったので、「学級連絡網」として、各ご家庭の連絡先がクラスで共有されてしまう状況についても改善が必要でした。

ですから、積極的にデジタル化したいというよりも、個人情報を保護しつつ、情報を正しく確実に届ける機能を探していたという状況でした。

マチコミ

デジタル化が目的ではなく、情報を正確に届けるための手段を探されていたのですね。マチコミのどんな機能が導入の決め手になりましたか？

増田先生

どんな方法なら情報を「確実」に届けられるかと探していたところ、マチコミの存在を知りました。

マチコミの「メール配信」の機能が魅力的で、緊急連絡などを一斉にメール配信できるというのは、連絡網よりもはるかに効率的で正確ですし、安心して利用することができるなと思いました。導入時に学校側が負担する費用もありませんでしたので、まずは試してみる価値があるなと判断して導入しました。

「保護者のサポートは丁寧に!! "分からない""できない"ままにしない」

マチコミ

当時は2007年ですから、スマホを持つ人も少なかったと思いますが…スムーズな導入のために工夫をしたことはありますか？

増田先生

「連絡網」から「メール配信」になるわけですから、当時は保護者の戸惑いもあったように思います。

スムーズにマチコミの登録をしてもらうために、登録手順をサポートする説明プリントを配布しましたが、当時は、誰もがスマホを持っている時代ではなかったので、携帯の機種によっては少しずつ手順が違ったりして、うまく登録できない保護者がいたのも事実です。でも、登録ができるまで丁寧にサポートをしたかったので、学校で保護者と一緒に登録作業をするなんてこともありました。

マチコミの利用がスタートしてからも、メール受信がうまくできないというご家庭には、学級担任から個別で電話連絡をして、確実に連絡が入るようフォローしていました。

当時は、学校向けのICTサービスを取り入れている学校も少なくて、こういったサービスを初めて経験する保護者も多かったと思います。「学校が決めたことだから必ず従ってください」というような対応だとうまくいきませんから、まずは保護者の理解が得られるように丁寧に対応するように心がけました。

そのおかげで、今では個別の電話連絡も無くなってきましたし、問題なく利用することができています。保護者にもマチコミの便利さを実感してもらっていると思います。

マチコミ

新入生や転入生などの登録も問題なくできていますか？

増田先生

新入生については、入学前の3月にマチコミ登録に関する案内をお送りしています。登録手順を丁寧に説明した資料を配布しているので、今のところは皆さん問題なく登録できています。転入生については、メールアドレスを教えていただいて学校側で登録していますので、確実に全世帯で利用していただけるような対策をしています。

今の時代は皆さん慣れているのか、スムーズに対応していただいているなという印象です。

「作業効率向上だけではない!! 確実に伝わる安心感で生まれる"心のゆとり"」

マチコミ

保護者が安心して使えるようサポートされているのですね。よく利用するマチコミの機能について教えてください。

増田先生

この１５年間利用しているのは「メール配信」機能のみですが、この機能がとても便利で、日常的に活用しています。

主には緊急時の連絡で使っていて、今では欠かせないものになっています。というのも、和光小学校は私立の小学校なので、電車通学をしている児童も少なくありません。例えば、「現在最寄り駅の電車が運転見合わせ中のため、児童は学校で待機させます」など、電車の運行状況や登下校に関わる緊急連絡は、保護者に正確かつ迅速に伝える必要がありますから、メール配信は便利な機能だなと思います。

今では、配信先のグループ分け機能も使いこなしていて、職員に情報配信するために「職員専用」のグループも作ったりしています。

マチコミ

日常的にメール機能を使われているとのことで、保護者に必ず目を通してもらえるような工夫はしていますか？

増田先生

必要最低限の配信ということを意識しています。あまりにも頻度が高いと受信する側も「またか…」となりますよね。あれもこれもメールで送りたいなと思うこともあるんですが、週に２〜３回ほどの頻度にすることで、大事な情報を読み流しされないような工夫をしています。

それから、必ず読んでいただきたいお知らせの時は、見出しに「重要」という印をつけていて、重要性が伝わるようにしています。
時間をかけてゆっくり読んでいただけるような内容のものとの区別が大事だなと思っています。

マチコミ

確実に情報を受け取れるというのは、保護者にとっても先生にとっても安心ですね。

増田先生

そうなんです。小学生って「手紙を配る」というだけでも大変な作業なんです。特に低学年では、手紙を配った後に、床に一枚手紙が落ちていたりすると「これは誰の? 」なんてやりとりをしないといけません。

高学年でもあるんですよ!! 学校からの重要なお知らせを、保護者は受け取っていないなんてこともあるんです。よく探してみると、教室の机の引き出しの奥から出てきたりして…。

学校現場にはよくある光景だと思いますが、これが先生にとっては大変な作業だったりします。こういったストレスや不安を解消できるという意味でも、確実に保護者の手元に情報が渡るというのはありがたいことです。

マチコミ

マチコミを使うことで先生の業務に変化はありましたか？

増田先生

今年の９月からは「学校通信」もメール配信するようになったんですが、この数ヶ月だけでも良い効果が出たと思います。

「学校通信」は週に1回の頻度で配信していますが、これまで全世帯に印刷したものをお配りしていました。今はデータを添付してメール送信するだけですから、印刷代の削減だけでなく、作業効率が良くなって業務時間にゆとりができたと思います。
350世帯分の両面印刷をして、各クラスの人数分を準備して配るという手順だけでも、少なくとも30分はかかる作業でしたが、今ではたった3分ほどです。こういった効果が出てくると導入してよかったなと思いますね。

マチコミ

今後は「メール配信」以外の機能も検討していますか？今後マチコミを通して実現したいことがあれば教えてください。

増田先生

ようやく効果を実感しているところですので、徐々に使える機能を増やしていければいいなと思っています。

例えば、休校期間中に使ったオンライン会議ツールも使い始めは慣れなくて、それぞれが使えるようになるまで大変だったんです。
一つずつ効果を実感していくことで、安全性や有用性を確かめられますし「これはいいよね」という流れになります。こういった変化が苦手な方もいますから、全部を急に変えるということではなくて、少しずつ変化しながら慣れていくことが大切かなと考えています。

マチコミの機能についても同じで、便利な機能が他にも色々とあると思いますので、少しずつ使える機能を増やしていきたいなと思っています!!