いつでも保護者に連絡ができる
“安心感”が何よりものメリットです

「マチコミを日常に取り込む"秘策"は職員室にあり!!」

マチコミ

現在よく使っている機能について教えてください。

根岸先生

「メール配信」は家庭への連絡ができますし、緊急連絡時にも役立っています。
「お休み連絡」「体調・連絡ノート（現：連絡ノート）」「ファイル共有」も日常で使っています。

家庭へお知らせは、今は紙での配布がメインですが、今配布しているプリントのほとんどがレス可能だと思いますので、来年度以降はファイル共有やPDF添付なども活用していきたいなと思っているところです。

お知らせって紙で配っても、家中プリントだらけになったりして管理が大変だったりしますよね。ペーパーレスは環境にも優しいですし、印刷する手間やコストも削減できますから、できるだけデータ化してそういった保護者の負担も減らせればいいなと思います。

ちなみに、マチコミの使い方マニュアルは、ファイル共有のフォルダに入れているので、いつでもどこでも保護者に見てもらえるようになっています‼︎

マチコミ

「お休み連絡」も日常で使われているとのことで効果はいかがでしょうか？

根岸先生

マチコミでお休み連絡を受ける前は電話で連絡を受けていましたが、ご家庭からの連絡は朝の業務時間外であることが多くて、これは問題だなと感じていました。マチコミで連絡を受けるようになってからは、業務時間外の電話対応も無くなり働き方も改善されたと思います。

また、上尾南分校では、「欠席者を確認するためのアカウント」を作っていて、教員一人一人が必ず欠席者の情報を確認するようにしています。担任以外の教員も全員です。これも業務改善につながりました。
これまで、担任以外の教員が授業に入ると、生徒がいない理由を確認したりしていて、時間がもったいなかったんです。口頭で欠席者を伝えるようにしていましたが、共有漏れもあったりしたので、教員間の情報共有が正確にできるようになったという点においても非常によかったです。

マチコミ

先生たちもマチコミを使いこなしていらっしゃるのですね?!

根岸先生

使い始めて１年弱というところですが、みなさん使えば使うほど便利な機能だなと感じてもらっています。

とにかく慣れてもらうのが一番です。職員は朝出勤したら、職員のポータルサイトを確認する約束になっていて、連絡事項を確認するんですが、そこにマチコミのログイン画面へのリンクを載せているので、毎朝マチコミにログインして欠席確認するという流れを習慣にしています。

マチコミ

毎日の習慣になるというのが良いのかもしれませんね!! 先生たちがスムーズに使いこなすために他にサポートしていることはありますか？

根岸先生

コロナ禍ということもあり、子どもたちには「健康・連絡ノート」を使ってもらい、毎朝の検温を報告してもらっていますが、元々は紙で報告してもらっていたので、マチコミでの報告に切り替えてからしばらくは運用がうまくいきませんでした。

ですから、職員室のいたる所に「体調報告した？」と貼り紙をしていて、気づいた時に声をかけて欲しいとリマインドしているんです。
先生自らが「マチコミ使ってよ〜」と子どもたちに声かけすることで、学校も家庭もそれぞれがマチコミの利用を習慣化するようになってきているのではないでしょうか。

「完成度の高い"働き方改革"を目指すために」

マチコミ

先生たちにリマインドの掲示とは、なかなか面白いアイデアですね!! 今後使ってみたい機能はありますか？

根岸先生

現在は、他のサービスを使って１ヶ月分の時間割を共有していますが、今後の構想としては、月別予定表をマチコミで共有したいなと思っています。
保護者へ予定表を配布する手間もなくなりますし、その都度更新されていくので便利になるのではないでしょうか。

イベント出欠の確認についても、今はプリントでお配りしているんですが、切り取り線から切り離したものを提出してもらって、それを管理して、数えて…と、とにかく手間がかかるものなので、マチコミでそのあたりの負担も軽減できるのではないかと思います。

今は基本機能を使えるようにしている段階なので、来年度以降は色々使えるようになりたいなと考えています。

マチコミ

マチコミの活用によって業務改善が実現できているようですが、業務改善によって生まれた「ゆとり」をどのようなことに活かしていますか？

根岸先生

業務の負担が減ってきたことで、子どもと向き合ったり、保護者と話をしたり、本当に必要なことに時間を取れるようになったと思います。先生たちの残業も減ったので、定時を過ぎても仕事をする先生の姿をほとんど見なくなりました。

来年再来年と生徒が増えて、先生の人数も増えていきた時に、より効果を実感できるのかもしれません。